Znáte rozdíly mezi evidencí docházky a pracovní doby?

Evidence docházky a evidence pracovní doby

Pojmy evidence pracovní doby a evidence docházky se často zaměňují. 

Evidence pracovní doby označuje skutečně odpracovanou dobu, jedná se o evidenci doby strávené prací. U evidence pracovní doby musí zaměstnavatel evidovat pracovní dobu, práci přesčas, noční práci, aktivní část pracovní pohotovosti a i její neaktivní část.  

Vedle toho evidence docházky zaměstnanců označuje dobu, během které se zaměstnanec zdržuje na pracovišti, popřípadě v objektu zaměstnavatele, jedná se o příchody a odchody zaměstnance. 

Nejprve se podíváme na evidenci pracovní doby, jejíž evidence je povinná ze zákona, a následně na evidenci docházky a možnosti, jak docházku můžete evidovat. 

Evidence pracovní doby

Za účelem kontroly dodržování limitů pracovní doby, minimálních dob odpočinku, maximálních limitů práce přesčas a podobně zákoník práce stanovuje povinnost zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby.  

Evidence pracovní doby tak musí být přehledná a průkazná. Tato evidence slouží především ke zpracování mezd, a proto ji musíte archivovat. 

Do evidence pracovní doby je nutné zahrnout: 

• pracovní dobu zaměstnance – začátek a konec časového úseku, ve kterém zaměstnanec vykonával práci v rámci rozvrhu pracovní doby;
• práci přesčas – začátek a konec práce vykonávané přesčas, aby se odlišila od rozvrhované pracovní doby;
• práci v noci – jaký časový úsek pracovní doby zaměstnance je zároveň noční prací. Práce v noci je práce vykonávaná v čase mezi 22:00 a 6:00;
• pracovní pohotovost – doba, kdy zaměstnanec sice nepracuje, ale je mimo pracoviště připraven k výkonu práce pro svého zaměstnavatele. Zaměstnavatel musí evidovat dobu odpracovanou v rámci pracovní pohotovosti a dobu, kdy zaměstnanec pohotovost držel, ale činnost nevykonával. 

Evidovat naproti tomu není třeba přestávky v práci na jídlo a oddech, bezpečnostní přestávky a doby odpočinku. Pokud to váš systém umožňuje, doporučuje se evidovat i tyto, protože v případě kontroly ze strany inspekce práce je zaměstnavatel povinen doložit, že tyto přestávky a doby odpočinku zaměstnancům řádně poskytl. Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. 

Zaměstnavatel při evidenci pracovní doby musí zohlednit zákonem daný minimální rozsah, skutečnost a správnost dat, přehlednost a průkaznost. Je důležité, jakou formu evidence pracovní doby zvolíte, aby splňovala zákonné požadavky.

Evidence docházky

Na rozdíl od evidence pracovní doby není evidence docházky povinná. Slouží pro interní účely, a to zejména z bezpečnostních důvodů, abyste jako zaměstnavatelé věděli, jaké zaměstnance máte ve svých prostorách. 

Data z evidence docházky budou přesahovat pracovní dobu zaměstnance. Platí, že evidence pracovní doby, evidence docházky a plánování směn spolu úzce souvisejí, avšak pouze data z evidence pracovní doby mohou zaměstnavateli sloužit jako podklad pro mzdovou účtárnu.  

Povinnost evidence docházky zákoník práce neurčuje.

Rozvrh pracovní doby

Z předchozích článků již víme, že pracovní dobu rozvrhuje zaměstnancům jednostranně zaměstnavatel a ten také určuje začátek a konec směn. 

Rozvrh pracovní doby musí zaměstnavatel vypracovat písemně a musí s tímto písemným rozvrhem své zaměstnance seznámit alespoň 2 týdny (u konta pracovní doby 1 týden) před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena. 

S rozvrhem pracovní doby úzce souvisejí i přestávky v práci.

Možnosti evidence docházky 

Docházka zaměstnanců může být evidována různými způsoby, zákoník práce neuvádí, jakou podobu má evidence mít. 

V menších společnostech je stále evidence docházky v Excelu, může být zvolena evidence docházky formulářem, který bude vaší společnosti vyhovovat. 

Podívejte se, jak může vypadat evidence docházky, vzor je připravený v editovatelné podobě.

Ve středně velkých a velkých společnostech se využívá elektronická evidence docházky. Výjimkou v dnešní době nejsou ani biometrické identifikace zaměstnance.

Výhody a nevýhody jednotlivých typů evidence pracovní doby v Excelu

Pojďme si ukázat, jaké jsou výhody a nevýhody evidence pracovní doby v Excelu. 

K hlavním výhodám patří: 

• Předdefinované listy docházky, kde si jen jednoduše upravíte základní informace a můžete začít používat; 
• Dostupnost, kdy většina společností má MS Office balíček na svých počítačích nainstalovaný. 

Nevýhody evidence pracovní doby v Excelu jsou například: 

• Nutnost manuálně vkládat docházková data;
• Reporting - Excel nenabízí dostatečný reporting a výkaznictví, které vyžaduje například Inspektorát práce; 
• Není vhodný pro větší společnosti, kde zaměstnanci pracují například na směny, či vykazují práci v noci, o víkendech a podobně. 

Výhody a nevýhody evidence pracovní doby elektronickým systémem

Pojďme začít výhodami: 

• Jednoduchá správa, snadné ovládání pro zaměstnance; 
• Možnost analýzy dat, reportingu pro potřeby Inspektorátu práce či pro interní potřeby za účelem zvýšení efektivity práce; 
• Přesnost - veškeré údaje o docházce jsou zaznamenány na vteřiny. 

Nevýhody evidence pracovní doby elektronickým systémem jsou hlavně: 

• Odpovědnost za správu docházky přechází na zaměstnance. S tím souvisejí nutné dodatečné akce ze strany personálního oddělení na případné úpravy docházky související s chybami evidence na straně zaměstnanců; 
• Vyšší náklady na zřízení, přizpůsobení potřebám vaší společnosti, samotné zprovoznění a následnou údržbu. 

Ve středně velkých a velkých společnostech se využívá elektronická evidence docházky. Výjimkou v dnešní době nejsou ani biometrické identifikace zaměstnance.

Evidence pracovní doby - na co určitě nezapomenout

Je povinností zaměstnavatele evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Podle zákoníku práce tuto povinnost zaměstnavatel na zaměstnance nesmí přenášet. 

Nezapomeňte na dohodáře. I zaměstnanci, keří u vás pracují na jednu z dohod konaných mimo pracovní poměr, musí mít písemný rozvrh své pracovní doby, musí s ním být seznámeni minimálně 3 dny předem a zaměstnavatel musí evidovat jejich pracovní dobu. 

Zákoník práce stanovuje povinnost evidovat pracovní dobu, ale již nestanovuje, jak dlouho musí zaměstnavtelé evidenci docházky uchovávat. Je nutné zvážit, jak dlouho potřebujete evidenci uchovávat pro potřeby účetnictví, vysvětlení docházky zaměstnancům, a dalším. 

Výjimkou jsou však mzdové listy, které je potřeba uchovávat po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají

Aktualizováno 9. dubna 2024